Smanjenje troškova prelaskom na EDI
Novac je bitan: kada se tvrtki isplati prijeći na EDI?
Ne bi li bilo vrlo praktično da više ne morate razmjenjivati sve narudžbe, otpremnice i fakture sa svojim poslovnim partnerima, faksom, e-poštom ili običnom poštom, već se sve događa automatski putem elektroničke razmjene podataka (EDI)? Iskustvo je također pokazalo da je i manje mjesta za pogreške. A još je i veći potencijal time što automatizacija procesa smanjuje radno opterećenje vaših zaposlenika i čini ih dostupnim za druge zadatke. Također je neosporno da, kada se uzmu u obzir svi čimbenici, EDI može značajno smanjiti troškove.
Staro pravilo trgovca nije izgubilo na snazi čak ni 2021.: lakše je uštedjeti jedan euro, nego ga teškim radom zaraditi. Često postavljano i vrlo legitimno pitanje u području elektroničke razmjene podataka (EDI) je sljedeće: u krajnjoj liniji, koliko tvrtka može uštedjeti, prelaskom s papirnatih faktura na e-račune? A koliko će još eura imati u džepu ako tvrtka cijeli Order2Cash proces prebaci na elektroničku razmjenu podataka? To znači da bi cijeli proces bio elektronički, od dolaznih narudžbi do fakturiranja. Pogledajmo to korak po korak.
Individualni čimbenici
Prije nego što krenemo u detalje, sjetimo se da će konkretna ušteda uvijek ovisiti o nekoliko čimbenika, uključujući sljedeće: kako se prije obavljala razmjena poslovnih dokumenata (poštom, faksom, e-poštom itd.)? S koliko partnera biste željeli koristiti EDI u budućnosti? Koliki je obim dokumenata godišnje? Kakva tehnička infrastruktura postoji? Koju stručnost i model cijena ima potencijalni pružatelj EDI usluga kojemu biste mogli povjeriti konekciju? Ovo su samo neka od mnogih pitanja koja biste si trebali postaviti.
Potencijal uštede samo za fakture je veliki
Osim čimbenika specifičnih za tvrtku, postoje međunarodni izračuni i studije. Oni su vrlo pronicljivi kada je u pitanju približan potencijal uštede. Krenimo odmah s dokumentom koji je posebno zanimljiv iz perspektive EDI-ja, a to je račun. Prilikom utvrđivanja potencijalnih ušteda, bitna je razlika ako primate ili šaljete račune.
Billentisova studija analizirala je potencijal uštede povezan s e-računima, koji ćemo vam ovdje predstaviti:
Primjer izračuna:
Izvor: Billentis/ EDITEL-ov grafički dizajn
*Scenarij: proizvodna tvrtka s 5000 zaposlenih, troškovi osoblja: 60 eura/sat (uključujući režije, radne stanice itd.), 1,5 stranica po fakturi (iako su u praksi računi često čak i duži, a potencijal uštede još veći)
Potencijal uštede od otprilike 60 posto zvuči vrlo privlačno. Još je bolje ako ste primatelj računa, jer i tada možete uštedjeti čak 64 posto, kao što ilustrira grafikon ispod.
Primjer izračuna:
Izvor: Billentis/ EDITEL-ov grafički dizajn
*Ne uzimajući u obzir individualnu štednju
Uštede za svaki Order2Cash proces
Još jedno zanimljivo istraživanje GS1 dostupno je za Order2Cash transakcije. Iako je ova studija provedena prije nekoliko godina, i dalje je prilično relevantna. Ovo istraživanje pokazalo je da se korištenjem GS1 EDI standarda može uštedjeti ukupno gotovo 800 milijuna eura godišnje, počevši od procesa narudžbe pa sve do fakturiranja (narudžbenica, primitak robe, faktura, automatsko usklađivanje matičnih podataka). Ako pojednostavimo Order2Cash proces, to rezultira uštedom do 51 euro.
Smanjenje opterećenja digitalizacijom
Gledajući dalje od proračunskih modela, postaje očito da prelazak na elektroničku razmjenu podataka ima još jednu značajnu prednost. Ovisno o industriji, troškovi osoblja su vrlo značajan troškovni faktor u većini tvrtki. Budući da automatizacija procesa omogućuje dobro obučenim zaposlenicima da se brinu o produktivnijim aktivnostima, javlja se dodatni potencijal za istraživanje novih poslovnih prilika.
Kako pokazuje nedavna studija KPMG-a o “Digitalizaciji u računovodstvu 2021.”, mnoge tvrtke i njihove računovodstvene službe odgovorile su na pandemiju poduzimajući konkretne korake prema digitalizaciji. 61 posto ispitanih tvrtki izjavilo je da je COVID-19 potaknuo ili ubrzao digitalizaciju u području računovodstva. Važan čimbenik je da digitalizacija često ne pogađa samo računovodstvene odjele, već i mnoge druge odjele. Ako se resursi, procesi i područja odgovornosti preraspodijele ili redefiniraju kao dio holističke IT strategije, pojavljuju se velike mogućnosti gledajući dugoročno razdoblje.
O autoru
O autoruChristoph Stenech
Voditelj prodaje u EDITEL Austrija
O EDITELu
EDITEL je jedan od vodećih međunarodnih pružatelja EDI rješenja (Electronic Data Interchange) specijaliziran za optimizaciju procesa opskrbnog lanca (opskrbe) i vaš stručnjak za elektroničku razmjenu podataka. Tvrtka posluje s klijentima iz raznih poslovnih djelatnosti.
Portrait photo copyright Editel/Petra Spiola
Symbolic image copyright iStockphoto, photo credit metamorworks
Illustration copyright EDITEL Austria GmbH
