GS1 PDF – e-Račun

Mnogo je prednosti slanja računa u bespapirnom elektroničkom obliku, čak i izvan svih poslovnih očekivanja. Elektroničke račune je moguće slati na više načina. Jedan od tih je račun kao PDF, koji doprinosi zaštiti okoliša, ali nije posve automatiziran proces. Koristan je tamo gdje primatelji računa ne mogu zaprimiti prave EDI e-Račune, a mogu preuzeti PDF e-Račune sa e-mailom. To je razlog zašto GS1 Austrija već duže vrijeme šalje većinu svojih faktura e-mailom.

Donedavno se, račun primatelju, slao kao PDF privitak e-pošte. No, to je uključivalo rizik da računi možda neće stići na odredište iz različitih razloga, uključujući nevažeće adrese e-pošte, ograničeni prostor za pohranu poštanskih sandučića ili restriktivni vatrozid.

Kako bi zaobišao taj rizik, GS1 Austrija od početka ove godine koristi novu uslugu, oslanjajući se na EDITEL-ovu uslugu eXite® eArchive. Ovim rješenjem se računi šalju u obliku PDF datoteka izravno iz ERP sustava na portal eXite eArchive. Od tu se primatelju šalje e-pošta koja uključuje online link do računa na portalu. Time se štedi prostor za pohranu na strani GS1 i primatelja računa jer koriste EDITEL-ovu uslugu eArchive, a dodatno još GS1 kompaniji nudi jednostavan alat za praćenje koji im omogućava pregled kada i od koga je faktura preuzeta.

“To nam omogućuje proaktivno upravljanje postupkom fakturiranja. Pored toga, klijenti se više ne moraju baviti nepotrebnim podsjetnicima o plaćanju, “rekao je David Farar, šef financija, računovodstva i ljudskih resursa, koji je vrlo zadovoljan ovim rješenjem. Generalni direktor GS1, Gregor Herzog, također je uvjeren da je ovo „još jedan važan korak GS1 Austrije prema digitalizaciji, što znači visoki stupanj transparentnosti u procesu fakturiranja.”

Ukratko

• GS1 Austrija se oslanja na eXite PDF e-račun za slanje računa elektroničkim putem
• Više nisu potrebni privitci; umjesto toga, izravan link poslan putem e-pošte preusmjerava klijente na račun
• Sljedivost preuzimanja računa
• Neposredno praćenje i upravljanje procesom izdavanja računa
• e-Arhiviranje koje zadovoljava kriterije revizija
• Nema nepotrebnih podsjetnika o plaćanju klijentima
• Jednostavna implementacija

GS1 pruža globalno jedinstven identifikacijski sustav za lokacije, proizvode, usluge, dokumente, itd. GS1 sustav je osnova za elektroničku razmjenu poslovnih podataka i standardizaciju elektroničkih poruka i poslovnih transakcija među kompanijama.