Je li vrijeme da nadogradite svoj EDI sustav?

EDI poboljšava kvalitetu procesa nabave robe i suradnje s klijentima i poslovnim partnerima, te štedi značajne količine novca. Međutim, postavlja se pitanje kada postojeći EDI sustav treba nadograditi ili zamijeniti novim?

Zvuči li vam poznato izraz “naslijeđeni sustav”? U informatičkoj tehnologiji ovaj izraz opisuje softver s kojim je tvrtka započela rad i koji se još uvijek koristi. No, u većini slučajeva više nije u skladu s najnovijim dostignućima. To se odnosi i na područje elektroničke razmjene podataka (EDI), gdje mala i srednja poduzeća često posluju s tim naslijeđenim i desetljećima starim EDI sustavima. To se događa iako postoji raširena svijest o činjenici da se digitalna stručnost i pravilno rukovanje podacima sve više pretvaraju u konkurentsku prednost bilo koje tvrtke. Kako biste iskoristili mogućnosti koje nudi digitalna transformacija, morate imati intuitivniji pristup IT-ju. Trebate imati određenu spremnost za inovacije i preuzimanje rizika. Mala i srednja poduzeća često oklijevaju u uvođenju novog EDI sustava. To je ukorijenjeno u određenom “statusu quo” mentaliteta, zajedno s nedostatkom strategije. Međutim, za integraciju podataka velikih razmjera potrebna je dobro definirana strategija.

Kada ste spremni za EDI?

Mala i srednja poduzeća su posebno skeptična kada je riječ o tehničkim i organizacijskim zahtjevima i njihovim troškovima. To je uglavnom zbog činjenice da neki od postojećih ERP sustava nisu još uvijek spremni za EDI. Često je potrebno stručno savjetovanje s pružateljem ERP-a. Potrebna je proaktivna podrška u suradnji s EDI partnerom za brzo i lako rješavanje „tehničkih poteškoća“. Prije postavljanja potpuno funkcionalnog i naprednog EDI sustava, svaka tvrtka treba obaviti detaljnu analizu vlastitih poslovnih zahtjeva i razmotriti sve opcije. Ovo je izazov, iako onaj, s potencijalom za optimizaciju.

Osnova digitalne ere

Primarni cilj nove ” EDI generacije ” i dalje je postići najveći mogući stupanj automatizacije procesa integriranom razmjenom podataka i u konačnici izbjeći ručne i papirnate poslovne procese. Između ostalog, EDI se koristi za razmjenu podataka o narudžbama između trgovaca i proizvođača, te za potrebe fakturiranja (sjetite se e-računa). Mnogi dodatni poslovni procesi se također mogu obrađivati putem EDI-ja. To uključuje upravljanje matičnim podacima i slanje elektroničkih naloga. Sofisticirani EDI sustav stvara čvrstu osnovu za upravljanje složenim tokovima robe, povećava produktivnost, udovoljava specifičnim zahtjevima kupaca i u konačnici stavlja tvrtke u položaj da se suoče s izazovima digitalne ere.

Kako znati je li vaš EDI sustav zastario?

Ako se prepoznajete u sljedećem…

• Ne postoji integracija s poslovnim sustavom.
• Za slanje izlaznih računa potrebno je ručno unijeti podatke u sustav.
• Da bi se koristio EDI, komunikacijski procesi se moraju ručno podesiti i korisnici moraju pričekati da dođu dokumenti kako bi se mogli obraditi.
• Pogreške kod ručnog unosa mogu pridonijeti povratima robe, te naknadnim troškovima.
• Imate nedoumice oko ažuriranja sustava na računalu na kojem se nalazi vaš sustav za EDI razmjenu, te da li postoji sigurnosna kopije iste, i hoćete li moći nastaviti raditi na tom sustavu.
• Koristite RDT modem.
• EDI je posao s punim radnim vremenom za jednog ili nekoliko zaposlenika.